La gestione dei progetti è un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda a prescindere dal settore, infatti un aspetto essenziale è certamente quello di scegliere l’approccio giusto per pianificare, organizzare e completare un progetto.
La gestione dei progetti nello specifico è il processo di pianificazione, esecuzione e monitoraggio di un insieme di attività per raggiungere obiettivi specifici entro limiti di tempo, budget e risorse. Un’efficace gestione richiede strumenti adeguati, team competenti e una metodologia ben definita.
Per la gestione dei progetti ci sono due approcci possibili:
- Approccio waterfall;
- Approccio agile.
Approccio waterfall: cos’è e come funziona
L’approccio waterfall (waterfall model), ha una struttura che ricorda una cascata perché le attività fluiscono dall’alto verso il basso in modo progressivo, e si basa su una struttura lineare in cui ogni fase deve essere completata prima di passare a quella successiva.
Le sue caratteristiche principali possono essere individuate in linearità, poiché ogni fase si conclude prima di iniziare quella successiva, pianificazione rigorosa perché tutte le attività vengono definite in anticipo, documentazione dettagliata poiché ogni fase richiede una documentazione esaustiva per garantire chiarezza e tracciabilità e consegna unica perché il prodotto viene rilasciato solo alla fine dell’intero processo.
Questo approccio è suddiviso in fasi predefinite, organizzate nel seguente ordine:
- Raccolta dei requisiti: In questa fase si identificano e documentano tutti i requisiti del progetto. Si definiscono gli obiettivi, le specifiche tecniche e le aspettative degli stakeholder.
- Progettazione del sistema: Si sviluppa un piano dettagliato che include l’architettura del progetto, i disegni tecnici, i flussi di lavoro e le specifiche funzionali.
- Implementazione (o sviluppo): Gli sviluppatori traducono i piani in codice o realizzano il prodotto fisico. In questa fase si costruisce il progetto secondo le specifiche definite.
- Verifica e test: Una volta completato lo sviluppo, il prodotto viene testato per assicurarsi che soddisfi i requisiti e funzioni correttamente.
- Rilascio e manutenzione: Il prodotto finito viene consegnato agli stakeholder. Successivamente, si possono eseguire aggiornamenti e correzioni per rispondere a eventuali problemi riscontrati.
I vantaggi di questo modello sono:
- Chiarezza e struttura: Ogni fase ha obiettivi ben definiti, riducendo il rischio di confusione.
- Facilità di monitoraggio: È semplice tracciare i progressi rispetto al piano originale.
- Adatto a progetti con requisiti stabili: Ideale per progetti in cui le specifiche sono chiaramente definite sin dall’inizio.
Gli svantaggi di questo modello sono:
- Scarsa flessibilità: Le modifiche a metà progetto sono difficili e costose.
- Tempi lunghi prima della consegna di un prodotto funzionante: La consegna del prodotto finale avviene solo alla fine del processo.
- Rischio elevato in progetti complessi o incerti: In ambienti dinamici può risultare inefficace.
- Scoperta Tardiva dei Problemi.
In sintesi, l’approccio Waterfall rappresenta una scelta valida per progetti tradizionali, ma può essere meno efficace in contesti che richiedono flessibilità e iterazioni continue.
Approccio agile: cos’è e come funziona
Il modello di approccio agile è una risposta moderna alla crescente complessità dei progetti e si basa su cicli chiamati sprint o iterazioni che consentono di rivedere e migliorare il prodotto in corso d’opera.
L’Agile nasce per rispondere all’esigenza di gestire progetti in ambienti dinamici, dove i requisiti possono cambiare rapidamente. È particolarmente diffuso nel settore dello sviluppo software, ma la sua applicazione si è estesa anche ad altri campi.
Le sue caratteristiche principali possono essere raccolte in iterazioni brevi perché il lavoro è suddiviso in cicli rapidi e ripetuti, flessibilità in quanto i cambiamenti nei requisiti possono essere incorporati in ogni sprint, collaborazione poiché vi è una forte enfasi sul coinvolgimento degli stakeholder e sulla comunicazione costante, priorità alle persone perché vi è più attenzione a team e interazioni rispetto che a processi rigidi e alla documentazione e consegna incrementale perché ogni ciclo produce una parte funzionante del prodotto.
Il processo Agile si articola in una serie di iterazioni ripetute e incrementali, generalmente seguendo queste fasi:
- Pianificazione iniziale: Gli obiettivi del progetto vengono definiti a un livello generale. Tuttavia, i dettagli possono evolversi nel corso del tempo.
- Sviluppo iterativo: Il lavoro viene suddiviso in piccoli blocchi (user stories, task, ecc.) e affrontato in sprint, solitamente di 1-4 settimane.
- Consegna frequente: Alla fine di ogni sprint viene consegnata una versione incrementale del prodotto, che può essere valutata dagli stakeholder.
- Feedback continuo: Dopo ogni sprint, il team raccoglie feedback e adatta il piano di lavoro per le iterazioni successive.
- Miglioramento continuo: Il team esamina regolarmente il proprio processo di lavoro, implementando miglioramenti per ottimizzare produttività e qualità.
I vantaggi di questo modello sono:
- Rilascio rapido e continuo di funzionalità: Permette di apportare modifiche rapide alle specifiche.
- Miglioramento continuo del prodotto e dei processi: Rilasci frequenti di versioni parziali del prodotto consentono di ottenere feedback costante.
- Maggiore coinvolgimento degli stakeholder.
Gli svantaggi di questo modello sono:
- Richiede una cultura aziendale agile: Non tutte le aziende sono pronte a lavorare in modo iterativo.
- Può essere difficile prevedere tempi e costi complessivi: I costi e i tempi possono diventare difficili da prevedere.
- Documentazione ridotta, che può creare problemi in contesti molto regolamentati.
- Non sempre adatto a progetti con scadenze o requisiti rigidi.
Quando preferire un modello agile o waterfall?
Saper scegliere il giusto approccio fra agile e waterfall per la gestione dei progetti è fondamentale e per fare una scelta corretta è importante considerare diversi fattori, tra cui:
- Il tipo di progetto;
- Gli stakeholder coinvolti;
- Il budget e le scadenze.
L’approccio Waterfall è ideale per progetti con:
- Requisiti stabili e ben definiti: Quando le specifiche del progetto non sono soggette a cambiamenti significativi.
- Tempi e budget strettamente controllati: La natura prevedibile del modello aiuta a rispettare i limiti di costo e di tempo.
- Obiettivi chiari: Progetti che richiedono una visione finale ben delineata sin dall’inizio.
- Settori tradizionali: Come l’ingegneria civile o la produzione, dove le modifiche a metà progetto sono costose e complicate.
L’approccio Agile è ideale per progetti con:
- Incertezze o cambiamenti frequenti;
- Team distribuiti e clienti che richiedono aggiornamenti costanti.
Conclusione
La gestione dei progetti adottando la giusta metodologia è fondamentale affinché si ottengano risultati concreti, perciò comprendere i vantaggi e i limiti di ciascun tipo di approccio è essenziale per scegliere quello che può essere il più adatto ai propri obiettivi.
Se si è alla ricerca di soluzioni innovative per migliorare la gestione dei progetti, una buona soluzione può essere quella di considerare l’integrazione di strumenti di intelligenza artificiale in grado di aiutare a ottimizzare i processi, migliorare la collaborazione e prevedere rischi con maggiore precisione.
