Process mining: cos’è, le applicazioni e i vantaggi

Il Process Mining cos’è? e perché è importante? In questo articolo, una volta data risposta a questi quesiti, illustreremo alcune applicazioni di questa tecnica, evidenziando i vantaggi per le imprese.

Gartner, autore del Magic Quadrant for Process Mining Platforms, prevede che entro il 2026 il 25% delle imprese globali avrà adottato piattaforme di process mining. La digitalizzazione dei processi implica la generazione di grandi quantità di dati in tutte le aree aziendali,  e grazie al Process Mining le imprese possono sfruttare questi dati per migliorare i propri processi ed aumentare l’efficienza operativa. 

Ma Process Mining cos’è esattamente? In poche parole, possiamo dire che è una disciplina che combina data science e business process management per analizzare i processi aziendali reali e ottimizzarli. 

Process mining: cos’è e come funziona?

Il Process Mining è una tecnica che permette di estrarre informazioni dai dati registrati nei sistemi informativi per analizzare i processi aziendali. Il Process Mining utilizza dati reali per creare una mappa accurata dei processi, fornendo una rappresentazione grafica del processo, che permette di identificare deviazioni, colli di bottiglia, e inefficienze.

Il suo funzionamento si basa sui seguenti step:

1. Estrazione dei dati: si raccolgono le informazioni provenienti da diverse fonti aziendali;
2. Preparazione dei dati: si preparano i dati estratti, sotto forma di event log,per poter essere processati dagli algoritmi di Process Mining;
3. Applicazione degli algoritmi di Process Mining e generazione della mappatura: gli algoritmi analizzano l’event log e generano diagrammi di flusso, mappe di processo e grafici interattivi;
4. Analisi dei processi: sono individuati eventuali colli di bottiglia o ‘pattern’ ricorrenti;
5. Monitoraggio continuo che permette di avere una visione sempre attuale dei flussi di lavoro.

Tramite il Process Mining, le aziende possono comprendere meglio come vengono eseguite le loro operazioni, identificare aree di miglioramento e intervenire in modo mirato per ottimizzare le prestazioni.

Le applicazioni del process mining nelle imprese e nelle PA

Ora che abbiamo capito il Process Mining cos’è, è importante vedere dove può essere applicato. Le sue applicazioni sono molteplici e toccano diversi settori e funzioni aziendali, rendendolo uno strumento versatile per la trasformazione digitale.

Tra le diverse applicazioni possiamo trovare:

• Ottimizzazione dei processi di produzione: ad esempio nel settore manifatturiero con il process mining è possibile analizzare i dati provenienti dai macchinari e dai sistemi di gestione della produzione, riducendo i tempi di fermo, migliorando l’efficienza e riducendo i costi operativi.
• Miglioramento del servizio clienti: nel contesto del customer service è possibile analizzare i flussi dei ticket di assistenza e le interazioni con i clienti, migliorando la qualità del servizio e la soddisfazione dei clienti.
• Ottimizzazione dei processi contabili: è possibile analizzare i processi relativi alla gestione degli ordini, la contabilità fornitori, e la riconciliazione dei pagamenti, identificando eventuali discrepanze o inefficienze, riducendo i tempi di esecuzione e aumentando la trasparenza.
• Compliance e conformità: con il process mining si può verificare la conformità normativa, confrontare i processi reali con quelli previsti dalle normative e individuare eventuali non conformità, semplificando il processo di audit.
• Trasformazione digitale: il process mining rappresenta uno strumento chiave per le iniziative di trasformazione digitale. 

Nello specifico contesto della PA invece, le applicazioni possono tradursi in:

• Maggiore agilità e quindi una maggiore produttività, analizzando e mappando i processi per scoprire i punti di forza e debolezza;
• Ottimizzazione del servizio per i cittadini conoscendo lo stato di ogni processo e offrendo trasparenza all’utente.

In questo ambito Revelis ha sviluppato ProMETeO, una piattaforma basata su Rialto™ che consente l’analisi dei processi a partire dai «log» dei sistemi informativi aziendali e mette a disposizione funzionalità per:

• Individuare le varianti di processo;
• Analizzare graficamente le varianti;
• Individuare i colli di bottiglia;
• Verificare la compliance dei processi rispetto a quanto previsto dagli standard

I vantaggi del process mining per le Imprese 

Utilizzare il process mining può portare diversi vantaggi alle aziende, soprattutto in termini di efficienza operativa e competitività:

• Maggiore Trasparenza: le imprese possono comprendere esattamente come vengono eseguite le attività ed individuare facilmente le aree che necessitano di miglioramenti.
• Riduzione dei Costi: grazie all’individuazione di inefficienze e colli di bottiglia, le aziende possono ottimizzare i processi e ridurre i costi operativi. 
• Decisioni Basate sui Dati: il process mining consente di prendere decisioni strategiche basate su dati concreti, più accurate e tempestive, migliorando la gestione delle risorse e l’efficacia delle iniziative aziendali.
• Miglioramento Continuo: con il process mining è possibile eseguire un monitoraggio costante rispetto all’andamento dei processi in modo tale da poter intervenire in tempo reale per apportare correzioni e quindi per un miglioramento continuo.

Conclusioni

Adottare tecniche di process mining offre oggi a tutte le organizzazioni un’opportunità senza precedenti che può tradursi in un netto vantaggio competitivo per le imprese e le pubbliche amministrazioni grazie all’ottimizzazione dei processi ed al miglioramento dell’efficienza operativa. 

Le sue applicazioni inoltre sono molteplici e questo ne fa uno strumento importante per le imprese che vogliono affrontare le sfide della digitalizzazione.

Investire nel process mining significa quindi dotarsi di un mezzo efficace per guidare la trasformazione digitale e raggiungere nuovi livelli di efficienza e innovazione.